NOTE LEGALI SULLE MODALITA’ PER EFFETTUARE UNA SEGNALAZIONE E INFORMATIVA PRIVACY

❶ COSA SIGNIFICA WHISTLEBLOWING / SEGNALAZIONE?

Con il termine Whistleblowing s’intende la rivelazione spontanea da parte di un individuo, detto “Segnalante”, di un illecito commesso all’interno dell’azienda, del quale lo stesso sia stato testimone nell’esercizio delle proprie attività. Tale rivelazione si concretizza con una “Segnalazione”, da effettuarsi e gestirsi in conformità delle vigenti normative (D.Lgs.24/2023 che recepisce la Direttiva UE 2109/1937). Lo scopo delle normative è contrastare e perseguire episodi illeciti, attuando dei canali volti a farli emergere e tutelando, al tempo stesso, la persona del Segnalante.

❷ CHI PUÒ SEGNALARE E COSA PUÒ ESSERE SEGNALATO?

Possono effettuare una Segnalazione diverse categorie di soggetti:

• Soggetti interni (es: dipendenti, collaboratori, tirocinanti, volontari, azionisti, amministratori, soci, ecc.);
  Soggetti esterni che abbiano un rapporto/contatto con Programma Auto (es: clienti, fornitori, consulenti, ecc.).
• Soggetti esterni che abbiano un rapporto/contatto con Programma Auto (es: clienti, fornitori, consulenti, ecc.)

In generale può essere segnalato qualsiasi episodio che possa costituire una violazione del diritto nazionale o comunitario (episodio illecito) o una violazione di codici/regolamenti aziendali, a cui si sia assistito presso l’azienda o di cui si abbia conoscenza diretta.

❸ QUALI SONO LE TUTELE E LE RESPONSABILITÀ DEL SEGNALANTE?

La normativa lascia impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del Segnalante, nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del codice penale e dell’Art. 2043 del Codice Civile. Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione.

❹ QUALI SONO GLI OBBLIGHI DELL’AZIENDA?

• Programma Auto, rientrando nei parametri di applicazione della normativa, è tenuta ad attivare un canale per le segnalazioni, che risponda a determinati requisiti di sicurezza e riservatezza per qualsiasi informazione inserita.
• Programma Auto è tenuta a definire, formare e rendere noti i soggetti preposti alla gestione delle segnalazioni ed eventuali indagini correlate.
• Programma Auto, per ogni segnalazione, è tenuta ad effettuare una valutazione di fondatezza dei contenuti inseriti, in base alla quale disporre eventuali approfondimenti di indagine mediante verifiche, accertamenti, denunce ad organi di controllo / autorità giudiziarie / forze dell’ordine.
• Programma Auto è tenuta a fornire adeguati riscontri al Segnalante, in merito all’evoluzione delle valutazioni/indagini inerenti la segnalazione effettuata.
• Programma Auto è tenuta infine a garantire il trattamento di qualsiasi dato personale contenuto nella segnalazione in conformità alle vigenti normative in materia di privacy (Reg.UE 2016/679 “GDPR” e D.Lgs.196/2003 novellato da D.Lgs.101/2018).

❺ CHI SONO I SOGGETTI PREPOSTI ALLA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI?

Programma Auto ha optato per una soluzione (piattaforma e gestore) esternalizzata, che garantisca le idonee competenze e adeguati strumenti di tutela, affidando la carica di Gestore delle segnalazioni e l’attivazione della piattaforma alla società: Galli Data Service Srl – Strada della Viggioletta, 8 – 29121 Piacenza – P.IVA: 01690860331 (società con pluriennale ed esclusiva competenza in ambito di processi di compliance, adeguamenti normativi, privacy e data protection). Galli Data Service potrà avvalersi del supporto di ulteriori soggetti, solamente previa apposita designazione ed evitando qualsiasi potenziale conflitto di interesse rispetto ai contenuti della segnalazione.

❻ COME EFFETTUARE UNA SEGNALAZIONE?

PIATTAFORMA DI SEGNALAZIONELa segnalazione deve essere, di norma, effettuata tramite il canale di segnalazione interno, ossia la piattaforma digitale sicura (presidiata dal Gestore delle segnalazioni), raggiungibile al link:

https://programmauto.trusty.report/

La compilazione della segnalazione risulta estremamente semplice ed immediata, in ogni caso è disponibile un ulteriore apposito opuscolo informativo sul sito web del Titolare. Qualora il Segnalante avesse fondati motivi di ritenere non efficace/adeguato il sistema di segnalazione interno, o in caso di mancato funzionamento/riscontro, può essere effettuata una segnalazione esterna all’Autorità Nazionale Anti Corruzione (ANAC) al seguente link:

https://servizi.anticorruzione.it/segnalazioni

CONTENUTO DELLA SEGNALAZIONE Il Segnalante deve fornire tutti gli elementi utili a consentire di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione. Deve essere chiaramente indicato il nome di Programma Auto, quale azienda in cui si è riscontrato l’illecito e deve essere fornita una descrizione precisa, dettagliata e veritiera dei fatti, tramite la compilazione dei campi preposti. E’ possibile caricare dei file, prestando attenzione oltre al loro contenuto, anche alle proprietà ed ai metadati. Si richiede di non inserire dati manifestamente eccedenti o non pertinenti con una corretta valutazione dell’episodio oggetto della segnalazione.

IDENTITA’ DEL SEGNALANTE Ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o del codice civile e delle ipotesi in cui l’anonimato non è opponibile per legge, (es. indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo) l’identità del Segnalante viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione. Per quanto concerne, in particolare, l’ambito del procedimento disciplinare, l’identità del segnalante può essere rivelata all’autorità disciplinare e all’incolpato solo nei casi in cui: vi sia il consenso espresso del segnalante oppure la contestazione dell’addebito disciplinare risulti fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante risulti assolutamente indispensabile alla difesa dell’incolpato. E’ possibile effettuare segnalazioni in forma anonima, che tuttavia saranno prese in considerazione per ulteriori verifiche solo se relative a fatti di particolare gravità e con un contenuto che risulti adeguatamente dettagliato e circostanziato, non potendo verificare che il soggetto segnalante rientri nelle categorie abilitate a segnalare (di cui al punto 2 della presente). In caso di segnalazione anonima non risultano altresì applicabili le tutele del segnalante, né la possibilità di effettuare procedimenti di indagine che prevedano espressamente l’identificazione del denunciante.

RISCONTRI SUCCESSIVI Al momento dell’invio della segnalazione, la piattaforma genera dei codici di accesso (che il Segnalante è tenuto a salvare) che consentono ogni ulteriore successivo accesso alla segnalazione stessa. Tramite i successivi accessi, il Segnalante potrà aggiungere ulteriori specifiche alle informazioni originariamente inserite e verificare lo stato di valutazione, nonché eventuali commenti, da parte del Gestore del canale.

❼ COME VIENE GESTITA LA SEGNALAZIONE?

Entro 7 giorni dall’inserimento viene rilasciato apposito avviso di ricevimento della segnalazione. A seguire vengono effettuate le attività di valutazione di fondatezza, nonché disposte eventuali necessità di indagine. Entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento, verrà fornito, mediante la piattaforma, un completo riscontro. Il Segnalante può comunque verificare in qualsiasi momento, mediante accesso con le credenziali di segnalazione, la presenza di eventuali note/commenti/riscontri in merito alla segnalazione.

❽ QUALI SONO LE FINALITÀ GENERALI DELLA NORMATIVA SUL WHISTLEBLOWING?

La segnalazione è un atto di manifestazione di senso civico, attraverso cui il Segnalante contribuisce all’emersione e alla prevenzione di rischi e situazioni pregiudizievoli per l’interesse pubblico collettivo e per la propria azienda. La normativa Whistleblowing mira pertanto ad incentivare le segnalazioni ed a tutelare, proprio in ragione della sua funzione sociale, il Segnalante, il quale peraltro deve utilizzare responsabilmente tale opportunità.

NOTE LEGALI SULLE MODALITA’ PER EFFETTUARE UNA SEGNALAZIONE E INFORMATIVA PRIVACY

INFORMATIVA PRIVACYai sensi dell’Art.13 del Reg.UE 2016/679 “General Data Protection Regulation” (GDPR)

Tutti i dati personali gestiti nell’ambito delle segnalazioni sono trattati in conformità alle vigenti normative in materia di privacy (Reg.UE 2016/679 “GDPR” e D.Lgs.196/2003 come modificato ed integrato da D.Lgs.101/2018).

Tipologia di dati trattatiSono trattati tutti i dati personali contenuti nel processo di segnalazione, pertanto relativi a segnalante, segnalato, eventuali ulteriori soggetti inseriti nella segnalazione, nonché negli eventuali successivi approfondimenti di indagine. Il soggetto che inserisce i dati (di norma il segnalante) è responsabile della pertinenza, correttezza e non eccedenza dei dati inseriti. Il gestore della piattaforma potrà eliminare eventuali dati palesemente non conformi ai principi generali sanciti dall’Art.5 del GDPR.

Finalità e base giuridica del trattamento dei datiI dati sono trattati allo scopo di una corretta gestione delle segnalazioni, connessi adempimenti normativi, riscontri al segnalante ed eventuali approfondimenti di indagine. La base giuridica del trattamento è da rinvenirsi nell’Art.6, comma1(c) “il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare”.

Modalità del trattamento dei datiI dati sono trattati secondo modalità e con strumenti atti a garantirne la massima sicurezza e riservatezza. L’identità del segnalante è protetta secondo le prescrizioni di cui all’Art. 12 del D.Lgs.24/2023 “Obbligo di riservatezza”.

Conservazione dei datiI dati sono trattati per tempi compatibili con le prescrizioni normative, con specifico riferimento all’Art.14 del D.Lgs.24/2023 “Conservazione della documentazione inerente alle segnalazioni”: le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

Ambito di conoscibilità dei datiPotranno accedere ai dati esclusivamente soggetti formalmente designati, autorizzati ed istruiti, tra cui: gestore del canale di segnalazione, organi di controllo, gestori e collaboratori interni, ecc. In caso di indagini i dati potranno essere conosciuti dalle pubbliche autorità preposte. In generale i dati potranno essere conosciuti nell’ambito delle prescrizioni di cui all’Art.12 del D.Lgs.24/2023.

Titolare del trattamento e diritti degli interessatiTitolare del trattamento è la scrivente società, in persona del Legale Rappresentante pro-tempore. Maggiori informazioni in materia di Whistleblowing possono essere consultate sul sito web aziendale. Si segnala che i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del GDPR possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’articolo 2-undecies del D.Lgs.196/2003 “Limitazioni ai diritti dell’interessato”, ossia rivolgendosi direttamente all’Autorità Garante.